Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemi

Dijital arşiv sistemi, dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Burada temel unsur dökümandır. Dolayısıyla dökümana özellik kazandırılarak yapılandırılması gerekmektedir.

Dökümanın yapılandırılması; dökümanın içeriğine bağlı olarak tiplenmesi, erişim noktaları olabilecek (döküman adı, döküman kodu, döküman sayı, döküman karar, döküman no vb) veriler elde edip bu verilerden bir veritabanı (database) oluşturulmasıdır. Sistemde saklanması düşünülen her bilgi bir doküman olarak kabul edilebilir.

Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sisteminin Amacı

Doküman yönetiminin amacı, bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Amaç,çalışmalarda kullanılan/kullanılacak tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, her türlü dökümanın gelecek nesillerce sağlıklı bir şekilde kullanılmasının sağlanması edinilmiş olacaktır.

Bilgi akışını kurumsal düzeyde düşünürsek:

1-   Veri tekrarlarının önlemek,

2-   Dokümanlara erişimin kolaylaşması, bilgi paylaşımının sağlanmak,

3-   Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/zaman kaybını önlemek,

4-   Kurumsal düzeyde veri bütünlüğünü sağlamak,

5-   İçerik açısından doküman kalitesinde artış sağlamak,

6-   Doküman hazırlama maliyetinin azaltmak,

7-    Çevre kirliliği ve enerji, kağıt, sarf malzeme gibi konularda tasarrufu sağlar,

avantajları sağlanacaktır.

Dokümanların Sisteme Kaydı

Döküman Yönetimi Sistemi 1 ana modülden oluşmaktadır.

1- EvrakMAX Evrak Takip Sistemi

Sayısal formatta olan veya sayısal olarak oluşturulmuş (scanned image) dokümanların sisteme Resim ,Yazı, Dosya (Word,Excel) olarak kaydetmek oldukça kolaydır. Dökümanın kaydedilmesi sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerinin girilmesini isteyecektir. Sözkonusu profil bilgileri, dokümanın tipi, özü, açıklama, proje adı, proje kodu, geldiği yer, sektör, alt sektör vb. bilgileri, içeren arşivleme parametrelerden oluşmaktadır. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır.

Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi(klasör ismi,tarih,sırano, vb... gibi) de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel veritabanına (Planlama) aktarılır.

Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetimi sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir. Bu sistemde özellikle tarama anında sıkıştırma özelliği olan tarayıcılar kullanılmalıdır. Çünkü kaydedilecek dökümanın sayısal boyutunun olabildiğince küçük olması gerekmektedir.

Evrak Takip Sisteminde, özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önemlidir.

Güvenlik

Dijital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemlerinde güvenlik en önemli husustur. Döküman

oluşturma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini POSTGRESQL (istenirse MSSQL,ORACLE,MYSQL gibi ) veri tabanında tanımlanmıştır. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluşturur. Görüntülenen döküman üzerinde yetki verilen kullanıcı ancak değişiklik yapabilir. Yetkisi olmayan veya dökümanı görme yetkisi olan kullanıcının dökümana yaptığı değişiklikle aynı ad altında veri tabanına kaydetmesi sistem tarafından engellenmektedir. Yetkilendirme, kullanıcı ve döküman üzerine düzenlenebilmektedir.

Süreklilik

Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemi sürekli güncel halde tutulmalıdır. Özellikle yönetici konumundaki yetkililerin bu sistemi kullanması ve mahiyetindekilere kullanmayı özendirmesi gerekmektedir. Çünkü teknolojiyi iyi kullanan kısa zamanda başarılı olabilir.

EVRAK TAKİP SİSTEMİ

EvrakMAX programı, günlük evrak akışını, yönetimini sağlamaktadır. Evrakların ilk aşamasından son durumuna kadar olan hareket durumu hakkında bilgi vermektedir. EvrakMAX da önemli olan bilgilerin eksiksiz ve düzenli olarak girilmesidir. Dolayısıyla yapılacak sorgulamalarında doğru sonuç vermesini sağlayacaktır.

EvrakMAX programında kullanıcılar sisteme bağlanma yetkisi, doküman ekleme, doküman silme, doküman izleme yetkileri verilmiştir. Yetkilendirme, kullanıcıların statülerine göre düzenlenmektedir.

EvrakMAX  programında bilgi girilecek alanları kısaca tanımlamaya çalışalım:

1.    Evrak Kimlik No: O ana kadar Kuruma gelmiş evrak sayısını, başka bir ifadeyle sisteme kayıtlı bulunan evrak sayısını ifade eder. Her evrak bilgisi kaydedildikten sonra otomatik olarak bir artacaktır. İsteğe göre CheckDigit hesaplaması ile çıktısı alınacak evrakların üzerine barkod numarası tanımlama ve yazdırma işlemi yapar.

2.    Evrak No: Yazının geldiği kurumun evrağa vermiş olduğu evrak numarasını ifade etmektedir.

3.    Evrak Tipi: Gelen veya giden evrak olarak tanımlanacaktır. Kaydı girilecek dökümanın tipinin tamlandığı alandır. Bu alana girilmiş bilgiler Evrak Takip Sisteminde önceden tanımlanmış doküman tipleridir. Gelen evrak, burada tanımlı bir doküman tipinde değilse ‘Tanımlar’ kısmında ‘Evrak Tipi’ bölümünde belirtildiğı şekilde bir kere tanımlanması gerekmektedir. Zorunlu bilgi girişinin yapılacağı alandır.

4.    Evrak Adı: Kuruma Gelen Evrağın başlığını ifade eder kayıtlar sırasında tanımlanır evrak tanımlarında mutlak tanımlanması gerekir evrak aramada sorgulama amaçlı kullanılacaktır.

5.    Geldiği Yer: Gönderen Şahıs/Kurum Evrakı gönderen kurum veya şahsın girileceği alandır. Bu alanlara girilecek bilgiler bir kez girilmektedir. Daha sonra aynı kurumdan veya şahıstan evrak gelmesi durumunda buradan adı seçilecektir. EvrakMAX programında geldiği yer kısmı aynı zamanda Firma/Kişi takibi içinde kullanılır.

6.    Konu: Kuruma gelen evrak hakkında kısaca bilgi girilecek alandır.

7.    Sayı: Gelen  yazının,  Kurum genel  evrak  kaydının  olduğunu  ve  kayıt  numarasının girileceği alandır.

8.    Gönderim Tarihi: Evrağın  kaydedildikten  sonra  kurum  içerisinde  başka  birim yada arşive gönderildiğinde girilmesi gereken tarih.

9.    Gönderilen Birim: Evrağın kaydedildikten sonra kurum içerisinde başka birime gönderidiğinde girilecek alan (Muhasebe, Satınalma, İnsan Kaynakları vb…gibi)

10. Teslim Alan: Evrağı  alan  birimde  görevli  olan  personelin  tanımlandığı  alandır.

11.  Evrak Türü: Kuruma gelen Evrağın tür olarak  tanımlandığı  alandır ( Yazışma, fatura, sicil gazetesi vb... gibi)

12.  Gizlilik: Evrağın gizlilik durumunun belirtildiği alandır bu gizlilik durumuna göre evrak yetkilendirilmesi yapılmasında kullanılır. (Hizmete özel, gizli. Çok gizli vb… gibi)

13.  Özel Not:  Gelen evrak hakkında kısaca bilgi girilecek alandır. Buraya girilecek bilgi, evrakın kısaca özeti anlamına gelmektedir. Yapılacak sorgulamalar bu alana girilecek bilgiye bağlı olacaktır. Bilginin kısa, net ve doğru olması çok önemlidir. Zorunlu bilgi girişinin yapılacağı alandır. Bilgi girişi yapılmamışsa aramalarda evrağa ulaşılamaz.

14. Yeni Evrak: Kuruma gelen evraklara yeni kayıt oluşturmak için kullanılır

15. Evrak Kayıt: Gelen evrakla ilgili tanımlamaların yapıldıktan sonra evrağın  arşivlenmesi için kaydetmek için kullanılır.

16. Evrak Sil: Arşivler deki yada kayıtlar daki evrağı silmek için kullanılır bu silme işlemi özek kullanıcı yetkilerine bağlı olmalıdır.

17. Evrakları Birimlere Gönderme: Evrakın kurum içinde işlem gördüğü ilk basamaktır. Burada evrak, kurum yetkili tarafından (Genel Müdür, Müdür vb… gibi ) işleme alınmış olup başka bir yetkiliye/personele incelenmek üzere gönderilecek ekrandır.

18. Giden evrak oluştur: Butonuna basıldığında bilgi girilecek alanlar açılacaktır. Burada bilgi girilecek alanlarla ilgili tanımlamalar girilecektir.
 

19. Evrak Düzenle: Gönderilecek  evrakların evrak  kaydında  girilen  bilgiler  gelecektir düzeltme yapılıp tekrar kaydedilecektir.

20. Evrağı Arşive Kaldır: Kaydedilen  evrak  herhangi  bir birime kişiye gönderilmeyecekse arşivlenmek üzere kaydedilecektir.

21. Evrak İçeriği: Kaydedilen evrağın içeriğinin görüntüleneceği alandır. Bu alan hemen hemen bütün diyalog ekranlarında olması evrakla ilgili son kontrollerin yapılması içindir.

22. Evrak Dağıtımı: Kaydedilen evrağın  gönderileceği birimlerin/kişilerin hiyerarşik yapıda görüntülendiği ekrandır.Evrak gönderilmeden önce departman altında personel seçilip evrak ile ilgili karşı açıklama istenir ve cevaplanma tarihi belirlenir.

23. Evrak Yetkilendirme: Birimlere gönderilecek evrağın yetkilendirilmesi dir. (Görsün, değiştirsin, silsin vb… gibi) yetkiler verilir.

24. Evraklarım: Başka Birim/Kişi den gelmiş evrakların kullanıcı girişi yapıldıktan sonra gelen evrakla ilgili işlemlerin yapılacağı ekran.

25. Gelen evrak: Başka birim/kişiden gönderilen evrakların görüntülendiği ekran.

26. Gönderdiğim Evraklarım: Evrağın başka birim/kişiye gönderildiği ekran.

27. Cevap Yaz: Başka birim/kişiden gönderilen evraklara karşılık yapılan işlem yada bilgi amaçlı verilen cevabın girildiği ekran.

28. Evrak Karşılığı: Gelen evrağa karşılık olarak verilen cevap veya yapılan işlemlerin ve bu işlemlerin tarihlerinin girildiği ekran.

29. Evrak İzleme: Gelen yada gönderilen evrakların takibinin yapıldığı evrağın son olarak hangi departman yada kişide olduğunu kişinin yada departmanın evrakla ilgili nasıl bir işlem (işlem tarihi,çıkış tarihi,Evrak işlemeri, Okundu, cevaplandı vb… gibi) yapıldığının takip edildiği ekran.

30. Evrak Arşiv Dolabı: Gelen giden evrakların üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin yapıldıktan sonra gerekli tarih, açıklamayı geldiği yer, gönderildiği yer, evrak no gibi bilgiler girildikten sonra Evrağın ilgili klasörlere kaydedilip saklandığı ve gerekli görülmesi halinde tekrardan kullanılması E-Posta, Faks gönderilmesi gibi işlemler için kullanılacak alanadır. Evrak Arşiv Dolabında evrağa ulaşmak çok kolaydır. Değişik ve detaylı arama koşulları (Kayıt Tarihi, Evrak Adı, Geldiği Mekân, Evrak No, Teslim Tarihi, Teslim Alan, Evrak Türü, Evrak açıklama, Kullanıcı vb… gibi) kullanılarak evrak hızlı bir şekilde görüntülenir. Evrakla ilgili ne gibi işlemler yapılmışsa yapılan işlemlerin
açıklamalı bilgilerine ulaşılabilir.

31. E_Posta Merkezi: E-Posta ile gelen evrakların kurum içinde başka birim/kişilere gönderilmesi veya arşivlenmesi için kullanılan diyalog ekranıdır. Gelen E-Postaları evrak olarak tanımlar, resim dosyası formatında arşivler, doküman olarak arşivler, E-Posta ile gelen eklentileri görüntüler, E-Posta içeriğini farklı (arşiv dosyası olmayacak şekilde kullanılan bilgisayara farklı dosya uzantısı) şeklinde kaydeder, gelen E-Posta içeriğini direk arşive gönderir, gelen E-Postalar içerisinde aranacak kelime veya gönderilen Kurum/kişi bazında arama kolaylığı sağlar.

32. I-Faks Uygulaması: EvrakMAX programındaki evrakların internet bağlantısı aracılığıyla Kurum/kişilere istek durumunda tektek fakslar veya toplu olarak fakslar.Gönderdiğim fakslar veya gelen fakslar şeklin de tanımlamaları kolaylıkla yapılabilinir. Gelen faksları direk olarak arşive eklenir.

33. Raporlar: Arşivlenmiş evrakların kurum içerisinde hangi aşamalardan geçtiğini geçtiğini hangi departman/personel tarafından alındığını gibi detayların ayrıntılı olarak görüntüleneceği diyalok ekranı. Gelen/giden evrakların aramasında evrak tanımlamada girilen bilgilerle aynı şekilde (Kayıt Tarihi, Evrak Adı, Geldiği Mekan, Evrak No, Teslim Tarihi, Teslim Alan, Evrak Türü, Evrak açıklama, Kullanıcı vb…gibi) sorgulama yapılma kolaylığı sağlar.

34. Program Tanımları: EvrakMAX programının E-Posta ve Faks ayarlarının tanımlandığı alandır. E-Posta seçeneğinden E-Posta ayarlarına geçilir. Hesap adı, E-Posta sahibi, E-Posta adresi , E-Posta kullanıcı adı, E-Posta şifre(parola), E-Posta alıp göndermekte kullanılan E-Posta sunucu server POP3 ve SMTP (POP (Post Office Protokol) Elektronik posta almakta kullanılan bir protokoldür. POP, Internet sunucunuza gelip, tutulan elektronik postaları almakta kullanılan sunucu-son kullanıcı programıdır. Periyodik olarak siz ya da kullandığınız program, sizin sunucunuzda bulunan posta kutunuzdaki postaları yerel diskinize indirir. E-posta gönderilirken SMTP protokolü kullanılır. Söz konusu e-posta, e-posta sunucuları arasında aktarılırken de SMTP kullanılır. Ne zaman ki alıcı e-postayı okumak istediğinde bilgisayarına indirmek için arka planda POP3 protokolü kullanılır. Yani, POP3, yalnızca e-postayı almak için ve son kullanıcılar tarafından kullanılır.)       ayarlarının yapıldığı ekran.

35.  Kullanıcı İşlemleri: EvrakMAX programını kullanacak kullanıcıların tanımlamdığı ve özel yetkilendirmelerin yapıldı ekrandır.